Beta - Conseils et procédures

Cette section vous permettra de vous familiariser avec les règles du Cégep. Séparées par thématiques, toutes les informations importantes sont détaillées. En les gardant en tête à chaque étape, vous serez mieux préparé à assurer le succès de votre événement. 

Si vous souhaitez organiser une activité sportive ou réserver du matériel ou des équipements sportifs, vous devez vous adresser au comptoir du Service des sports.  

Coordonnées :  

418 659-6600, poste 6631 

Local B-205 

https://sites2.csfoy.ca/sds/accueil/  

Avant de déterminer si vous souhaitez de l’alcool lors de votre événement, revenez à votre objectif initial et demandez-vous la plus-value d’en avoir. Aujourd’hui, plusieurs alternatives sans alcool sont disponibles et peuvent répondre aux mêmes objectifs. 

Attention! Les activités avec alcool viennent avec des frais supplémentaires, telles que les agents de sécurité (minimum quatre heures), le permis de la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) et les pertes que vous pourriez encourir.  

Conseil de pro : Assurez-vous de collaborer avec des fournisseurs qui acceptent de reprendre les invendus. Cela est essentiel pour réduire les pertes et optimiser votre budget. En choisissant des fournisseurs qui récupèrent les produits non utilisés, vous évitez les surplus inutiles et vous pourrez mieux contrôler les coûts de votre événement. C’est une approche pratique qui vous permet de maximiser les ressources et de minimiser les dépenses imprévues. Si vous souhaitez obtenir des suggestions de fournisseurs, n’hésitez pas à venir en discuter avec l'équipe de la Gestion des locaux et soutien aux événements.   

Avant votre événement 

La Gestion des locaux et soutien aux événements est responsable de l’autorisation de consommer des boissons alcooliques dans tous les endroits autorisés.  

Pour vendre ou servir de l’alcool, vous devez respecter la réglementation de la RACJ. Les informations sur les procédures et les coûts liés aux différents types de permis sont disponibles sur la page Web  Réunions - Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ).  

Attention! Avant de soumettre votre demande de permis, vous devez obtenir une autorisation écrite du Collège.  

Votre courriel pour obtenir l’autorisation à la RACJ devra contenir :  

• Date de l’événement ;  
• Heure de début et heure de fin ;  
• Type de permis (vendre ou servir) ;  
• L’autorisation du directeur adjoint (DA) du programme dans le cadre d’une activité pédagogique, votre gestionnaire pour les employés ou de l’Association étudiante.  

Lors de la réception de votre permis de la RACJ, vous devrez l’acheminer à l’adresse locaux@csfoy.ca. 

L’organisateur sera responsable de la vente au bar et de l’approvisionnement de ce dernier. Il devra appliquer la loi en vigueur en vertu de la Loi sur les infractions en matière de boissons alcooliques.  

Pendant l’événement 

Le déroulement de l’activité doit se faire en conformité avec les politiques, les règlements et les directives du Cégep, notamment en ce qui a trait aux dispositions du règlement numéro 5 concernant, entre autres, la vente, la sollicitation, la consommation de drogues et de boissons alcooliques et l’usage du tabac et des cigarettes électroniques.  

Attention! À tout moment, il est interdit de faire la promotion, directe ou indirecte, de l’alcool ou d’une compagnie pouvant produire des boissons alcoolisées.  

À prévoir au bar 

• Le responsable devra aller s’identifier au responsable de la sécurité ;  
• Afficher visiblement le permis là où se trouve la boisson ainsi que les prix de vente (ces derniers doivent respecter les prix de vente minimums) ;   
• Présenter aux agents et agentes et au Cégep les mesures mises en place pour contrôler l’âge légal des consommateurs ;  
• Mettre à la disposition des participants et participantes au moins deux choix de boissons non alcoolisées ;  
• Interdire la vente d’alcool à toute personne mineure ou en état d’ébriété ;   
• Respecter les heures de vente autorisées ;   
• S’assurer que les consommations sont consommées dans les espaces autorisés sur le permis ;   
• Veiller au retour sécuritaire à la maison de tout participant en effectuant de la sensibilisation ;   
• Conserver le local propre et bien rangé au départ du groupe ;   
• Communiquer avec la sécurité en cas d’urgence ;  
• Afficher l’information pour le service TZ Capitale-Nationale.  

Barème - agent de sécurité  

 *Si un employé du Cégep n’est pas responsable de l’activité, un agent de sécurité sera nécessaire. Un employé responsable devra compléter le contrat d’engagement pour une activité avec alcool. 

** Les activités avec alcool à caractère pédagogique, des activités périscolaires ou parascolaires reliées à un cours doivent être autorisées par le DA du programme. 

*** Lorsqu’un agent est requis, les frais doivent être prévus pour un minimum de 4 heures, même si la durée de l’événement est inférieure.  

Rôle de l’employé lorsqu’il y a de l’alcool :  

• Contrôler les allées et venues des participants (aucun alcool à l’extérieur du lieu autorisé). Si possible, les lieux peuvent être circonscrits par différents moyens ; 
• Avoir un œil vigilant sur l’état des participants (facultés affaiblies) ; 
• S’assurer de mettre en place des alternatives pour les personnes qui sont en état ébriété (TZ, Taxi, ami ou parent) après l’événement ; 
• Signer le contrat de responsabilité à l’annexe D. 

Gratuités et prix des consommations 

Il est interdit d’offrir un bar ouvert. Les consommations gratuites peuvent être servies de manière limitée, et des exceptions peuvent être envisagées pour certains types d’événements, tels que les banquets. Une approbation sera nécessaire de la part de la Gestion des locaux et soutien aux événements.  

Les prix de vente minimums fixés doivent être respectés et appliqués.  

Offre d’un bar sans alcool 

Nous proposons la possibilité de bénéficier d’un bar sans alcool lors de votre événement, sous réserve que celui-ci soit seulement sans alcool. Vous resterez responsable de la gestion du bar, mais un inventaire sera fourni et devra être complété à la fin de l’événement. 

Tous les profits seront versés au projet, et une facture des boissons vendues sera envoyée au responsable de l’événement. Profitez de cette option pour éviter les pertes et le temps passé à faire les courses en ville. 

Lorsque vous organisez une activité au Cégep de Sainte-Foy, il est interdit d’utiliser des armes, réelles ou factices, dans vos déguisements ou encore de provoquer délibérément des bruits qui pourraient laisser croire à l’utilisation d’armes à feu.  

Il est envisageable d’utiliser une arme factice ou des effets de surprise dans des contextes spécifiques, comme des pièces de théâtre, des cours ou des tournages. Une autorisation est donc nécessaire auprès de la Gestion des locaux et soutien aux événements. Toute demande doit être acheminée par courriel à l’adresse suivante : locaux@csfoy.ca. 

Lorsque vous recevez l’autorisation de tenir une activité, l’assurance responsabilité civile du Cégep couvre votre activité dans la mesure où vous pouvez démontrer que vous avez respecté les règlements et fait tout en votre pouvoir pour assurer un encadrement raisonnable et ainsi prévenir que rien de fâcheux ne se produit. 

Si vous désirez distribuer de la nourriture dans le cadre d’une activité sociale ou communautaire, vous devez vous adresser à la Gestion des locaux et soutien aux événements pour en obtenir l’autorisation. Toute demande doit être acheminée par courriel à l’adresse suivante : locaux@csfoy.ca. 

Si vous désirez vendre des aliments, vous devez également obtenir une autorisation préalable auprès de la Gestion des locaux et soutien aux événements. Si cette vente se fait dans le cadre d’une activité de financement, vous devez vous conformer aux Directives concernant la vente et la sollicitation et aux règles de la MAPAQ : Permis de restauration et de vente au détail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)  

ICONE Attention! Il est interdit de partager, vendre ou donner des aliments « faits maison » lors de vos activités. Vous devez nécessairement faire affaire avec une entreprise reconnue, telle que les services alimentaires du cégep, un traiteur externe ou un commerce de détail, et faire approuver votre choix par la Gestion des locaux et soutien aux événements.  
 

Toutefois, avec l’autorisation de la Gestion des locaux et soutien aux événements, il est permis de vendre ou d’offrir des aliments qui ne demandent pas de transformation. Par exemple, des Grilled Cheese et des Hot dog.   

Il est possible, pour un petit groupe de personnes clairement identifié, d’organiser un repas-partage dans le cadre de l’activité, où chaque personne apporte un plat préparé. Dans ce contexte, il revient à l’organisateur de s’assurer que les aliments servis sont propres à la consommation et manipulés dans des conditions d’hygiène adéquates. Le Cégep ne peut être tenu responsable de tout incident lié à la préparation, au transport ou à la consommation des aliments partagés. 

Bien que ce ne soit pas une certitude, il est possible pour les étudiants de recevoir un soutien financier pour la tenue de projets parascolaires et périscolaires réalisés au Cégep ou à l’extérieur. Le Service à la vie étudiante – SOCIO est mandaté pour accueillir et autoriser ce type de demande. Celle-ci doit être adressée en remplissant le formulaire en ligne. 

Il est possible de consulter la page web pour obtenir plus d’information : Programme de soutien financier (PSF) : Cégep de Sainte-Foy (csfoy.ca) 

La tenue d’une telle activité est régie par le Règlement relatif aux activités commerciales et aux activités de financement (règlement numéro 13).  

Seuls les projets organisés dans le cadre d’une activité périscolaire ou parascolaire, d’un groupe autorisé par le Collège, tel que les Dynamiques, les comités officiels du socioculturel, l’Association étudiante et la Fondation du Cégep de Sainte-Foy, sont autorisés à organiser des activités de financement au Cégep. Certaines exceptions peuvent être envisagées après autorisation de la direction. Dans ce cas, une demande doit être envoyée à locaux@csfoy.ca. 

Le Cégep encourage l’organisation d’événement à caractère écoresponsable. Pour vous guider, consulter notre page ainsi que la grille disponible pour vous aider : Écoresponsabilité : Locaux (csfoy.ca). 

Selon l’activité, il se peut que vous deviez payer pour une salle ou du matériel. Dans la majorité des cas, ce sont les projets personnels qui entraîneront des frais. Cependant, nous vous rassurons, si c’est dans un cadre ou un contexte pédagogique, il n’y aura pas de frais de location. 

Des frais pour les agents de sécurité peuvent toutefois être facturés. 

Groupes autorisés et demande 

Les activités d’information sont généralement réservées à des groupes du Cégep (comités de l’Association étudiante, comités du Service à la vie étudiante, groupes parrainés par un programme, groupes d’employés…) ou des organismes à but non lucratif effectuant la promotion de service complémentaire au Cégep prévu dans le cadre d’un plan d’action. 

Une demande officielle doit être faite via le formulaire prévu à cet effet à Accueil : Locaux (csfoy.ca). 

Objectifs 

Toute activité d’information doit nécessairement être en lien avec des activités qui s’adressent à des étudiants ou au personnel du Cégep de Sainte-Foy et être en accord avec la mission. Les activités d’information, de sensibilisation et de promotion ne peuvent servir à des fins lucratives ou commerciales personnelles. 

Lieux 

Ces activités doivent se tenir dans l’un des kiosques du Dégagé G ou du dégagement de l’aile A. La réservation du kiosque se fera après autorisation de la direction. 

Conditions particulières  

• Chaque projet pourra être autorisé pendant un maximum de cinq jours, consécutifs ou non, par session ;   
• Le demandeur doit respecter les dates et heures autorisées ;   
• La présence de représentants commerciaux est interdite ;   
• Le demandeur doit s’identifier clairement sur une affiche (ex. : groupe, comité) ;   
• Le volume sonore émanant des installations doit être maintenu à un niveau raisonnable ;  
• Il est interdit de faire de la promotion directe pour une entreprise au kiosque, mais il est possible de remercier sobrement, c’est-à-dire en utilisant des mentions discrètes, telles que des remerciements écrits ou des signes de reconnaissance non intrusifs ;   
• L’affichage d’organismes communautaires, institutionnels ou publics est autorisé.  

La durée de tenue d’un kiosque peut être influencée par divers facteurs, tels que le nombre de kiosques présents simultanément ou la nature de l’événement. Afin de garantir une organisation harmonieuse, il est obligatoire de réserver un kiosque auprès de la Gestion des locaux et soutien aux événements. Cela permettra d’assurer une gestion efficace et de répondre au mieux aux besoins de l’événement.¹

Voici des exemples, non exhaustifs, de projet pour vendre qui seront non reconnus par le Cégep : 

• La vente d’alcool et d’autres produits dérivés est interdite ;  
• La vendre des produits alimentaires faits maison. Seuls les produits alimentaires provenant d’une entreprise ou d’un organisme disposant d’un permis approprié sont autorisés ;  
• La vente de billets de tirage pour des concours (loteries, moitié-moitié, etc.) n’est pas autorisée au kiosque. Une exception est toutefois permise pour la Fondation du Cégep de Sainte-Foy, considérant que les fonds reviendront aux étudiants de différentes façons (bourses, programme de soutien financier et autre) ;  
• La vente de produits qui contreviendrait aux accords d’exclusivité conclus par le Cégep avec des tiers est interdite.  

Pour la vente il faudra respecter les critères suivants : 

• Les produits à vendre doivent être approuvés préalablement par le service de la Gestion des locaux et soutien aux événements ; 
• Les produits ne doivent pas nécessiter de garantie ou de service après-vente ; 
• La vente de nourriture nécessitant une température contrôlée est interdite ; 
• Il est strictement interdit de pratiquer la vente sous pression. 

En vertu d’une entente de service avec l’organisme Tolérance zéro, les participants peuvent se prévaloir d’un service de raccompagnement gratuit en cas de nécessité, en contactant l’organisme directement du cégep au (418) 861-9590.