Organiser un événement au Cégep Sainte-Foy peut sembler être un défi de taille, surtout si c’est votre première expérience en la matière. Heureusement, ce guide a été conçu pour vous accompagner à chaque étape de votre projet, en vous fournissant les outils nécessaires pour le mener à bien.
Ce guide a pour vocation de vous guider dans la réalisation d’un événement réussi, de la première idée à l’évaluation finale. Nous avons structuré ce processus en quatre étapes essentielles : planifier, organiser, diriger, et contrôler. Chacune de ces étapes est détaillée afin que vous puissiez avancer avec confiance et clarté à travers les différents aspects de l’organisation.
En suivant les conseils et les bonnes pratiques présentés ici, vous serez en mesure de planifier efficacement votre événement, de faire face aux imprévus et de maximiser les chances de succès de votre projet. N’oubliez pas que l’équipe de la Gestion des locaux et soutien aux événements est là pour vous accompagner tout au long de ce parcours.
Avant de poursuivre, notez qu’il est tout à fait possible d’organiser un événement de façon autonome. Dans ce cas, nous vous invitons à consulter l’arbre décisionnel en annexe E pour vous orienter.
Nous espérons que ce guide vous sera d’une grande aide et qu’il vous permettra de vivre une expérience enrichissante et réussie dans l’organisation de votre événement au Cégep de Sainte-Foy.
Bon succès dans votre projet !
Lors de la planification d’une activité, il est important de prendre en compte plusieurs éléments afin d’en assurer le bon déroulement. Voici ce qu’il faut prévoir à cette étape :
Pour prendre rendez-vous :
Dernier rappel
Maintenant que vous avez réfléchi à votre projet, il est impératif de rencontrer l’équipe de la Gestion des locaux et soutien aux événements, au local C-152.
À cette étape, votre projet se concrétise : c’est ici que vous allez mettre la main à la pâte.
Avant de commencer l’organisation, assurez-vous d’avoir rencontré une personne responsable de la Gestion des locaux et soutien aux événements, et d’avoir reçu une confirmation de réservation de salle.
À l’étape de réalisation du projet, il est important de suivre le plan que vous avez établi lors de la phase de planification. Voici quelques actions à entreprendre :
L’évaluation d’un événement est une étape essentielle pour mesurer son succès et identifier les pistes d’amélioration. Voici les principales actions à entreprendre :
Retombées économiques et sociales : impact sur la communauté, création de liens durables, changements de comportements ou de connaissances. Utilisez des outils comme des sondages, des statistiques de billetterie, des analyses de réseaux sociaux ou des groupes de discussion pour recueillir ces données.
Cette étape vous permettra de mettre en valeur votre projet, de rendre compte à vos partenaires, et de poser les bases d’une amélioration continue.
L’évaluation est une étape cruciale pour tirer des leçons de votre expérience et améliorer la planification de vos futurs projets.
Prenez le temps d’analyser les résultats en profondeur et engagez-vous dans une démarche d’amélioration continue — un événement à la fois.
Pour vous aider, vous trouverez à la page suivante un arbre décisionnel conçu pour vous accompagner dans l’organisation de votre événement.
Maintenant que nous vous avons guidé à travers les étapes clés de la planification, il est temps de vous familiariser avec les règles du Cégep. En les gardant en tête à chaque étape, vous serez mieux préparé à assurer le succès de votre événement.
Selon l’activité, il se peut que vous deviez payer pour une salle ou du matériel. Dans la majorité des cas, ce sont les projets personnels qui entraîneront des frais. Cependant, nous vous rassurons, si c’est dans un cadre ou un contexte pédagogique, il n’y aura pas de frais de location. Des frais pour les agents de sécurité peuvent toutefois être facturés.
Avant de décider d’avoir de l’alcool lors de votre événement, revenez à votre objectif et demandez-vous la plus-value d’avoir de l’alcool. Aujourd’hui, plusieurs alternatives sans alcool sont disponibles et peuvent répondre aux mêmes objectifs. Les activités avec alcool viennent avec des frais supplémentaires telles que les agents de sécurité (minimum 4 heures), le permis de la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) et les pertes que vous pourriez encourir.
Conseil de pro : Assurez-vous de collaborer avec des fournisseurs qui acceptent de reprendre les invendus. Cela est essentiel pour réduire les pertes et optimiser votre budget. En choisissant des fournisseurs qui récupèrent les produits non utilisés, vous évitez les surplus inutiles et vous pourrez mieux contrôler les coûts de votre événement. C’est une approche pratique qui vous permet de maximiser les ressources et de minimiser les dépenses imprévues.
Si vous souhaitez obtenir des suggestions de fournisseurs, n’hésitez pas à venir en discuter avec nous.
La Gestion des locaux et soutien aux événements est responsable de l’autorisation de consommer des boissons alcooliques dans tous les endroits autorisés. Pour vendre ou servir de l’alcool, vous devez respecter la réglementation de la RACJ. Les informations sur les procédures et les coûts liés aux différents types de permis sont disponibles sur la page web suivante : Réunions - Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) (gouv.qc.ca).
Avant de soumettre votre demande de permis, vous devez obtenir une autorisation écrite du Collège. Lors de la réception de votre permis de la RACJ, vous devrez l’acheminer à locaux@csfoy.ca. Votre courriel pour obtenir l’autorisation à la RACJ devra contenir :
L’organisateur sera responsable de la vente au bar et de l’approvisionnement de ce dernier. Il devra appliquer la loi en vigueur en vertu de la Loi sur les infractions en matière de boissons alcooliques.
Le déroulement de l’activité doit se faire en conformité avec les politiques, règlements et directives du Collège, notamment en ce qui a trait aux dispositions du règlement numéro 5 concernant entre autres, la vente, la sollicitation, la consommation de drogues et de boissons alcooliques et l’usage du tabac et des cigarettes électroniques.
À tout moment, il est interdit de faire la promotion, directe ou indirecte, de l’alcool ou d’une compagnie pouvant produire des boissons alcoolisées.
| Encadrement selon le nombre de participants | |||
| 1-49 | 50 à 99 | 100 et + | |
| Activité sans alcool | Sécurité de base | 1 employé du Cégep* | 1 agent et plus |
| Activité avec alcool - de 2 heures | 1 employé du Cégep* | 1 agent | 1 agent et plus |
| Activité avec alcool + de 2 heures | 1 employé du Cégep* | 1 agent | 1 agent et plus |
*Si un employé du Cégep n’est pas responsable de l’activité, un agent de sécurité sera nécessaire. Un employé responsable devra compléter le contrat d’engagement pour une activité avec alcool.
** Les activités avec alcool à caractère pédagogique, des activités périscolaires ou parascolaires reliées à un cours doivent être autorisées par le DA du programme.
*** Lorsqu’un agent est requis, les frais doivent être prévus pour un minimum de 4 heures, même si la durée de l’événement est inférieure.
Il est interdit d’offrir un bar ouvert. Les consommations gratuites peuvent être servies de manière limitée, et des exceptions peuvent être envisagées pour certains types d’événements tels que les banquets. Une approbation sera nécessaire de la part de la Gestion des locaux et soutien aux événements. Les prix minimums fixés à l’annexe C doivent être respectés et appliqués.
Nous proposons la possibilité de bénéficier d’un bar sans alcool lors de votre événement, sous réserve que celui-ci soit seulement sans alcool. Vous resterez responsable de la gestion du bar, mais un inventaire sera fourni et devra être complété à la fin de l’événement. Tous les profits seront versés au projet, et une facture des boissons vendues sera envoyée au responsable de l’événement. Profitez de cette option pour éviter les pertes et le temps passé à faire les courses en ville.
En vertu d’une entente de service avec l’organisme Tolérance zéro, les participants peuvent se prévaloir d’un service de raccompagnement gratuit en cas de nécessité, en contactant l’organisme directement du cégep au (418) 861-9590.
Si vous désirez distribuer de la nourriture dans le cadre d’une activité sociale ou communautaire, vous devez vous adresser à la Gestion des locaux et soutien aux événements pour en obtenir l’autorisation.
Si vous désirez vendre des aliments, vous devez également obtenir une autorisation préalable auprès de la Gestion des locaux et soutien aux événements. Si cette vente se fait dans le cadre d’une activité de financement, vous devez vous conformer aux Directives concernant la vente et la sollicitation et aux règles de la MAPAQ : Permis de restauration et de vente au détail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)
Il est interdit de partager, vendre ou donner des aliments « faits maison » lors de vos activités. Vous devez nécessairement faire affaire avec une entreprise reconnue telle que les services alimentaires du cégep, un traiteur externe ou un commerce de détail et faire approuver votre choix par la Gestion des locaux et soutien aux événements.
Toutefois, avec l’autorisation de la Gestion des locaux et soutien aux événements, il est permis de vendre ou d’offrir des aliments qui ne demandent pas de transformation. Par exemple des Grilled Cheese et des Hot dog.
Il est possible, pour un petit groupe de personnes clairement identifié, d’organiser un repas-partage dans le cadre de l’activité, où chaque personne apporte un plat préparé. Dans ce contexte, il revient à l’organisateur de s’assurer que les aliments servis sont propres à la consommation et manipulés dans des conditions d’hygiène adéquates. Le Cégep ne peut être tenu responsable de tout incident lié à la préparation, au transport ou à la consommation des aliments partagés.
Les activités d’information sont généralement réservées à des groupes du Cégep (comités de l’Association étudiante, comités du Service à la vie étudiante, groupes parrainés par un programme, groupes d’employés…) ou des organismes à but non lucratif effectuant la promotion de service complémentaire au Cégep prévu dans le cadre d’un plan d’action. Une demande officielle doit être faite via le formulaire prévu à cet effet à Accueil : Locaux (csfoy.ca).
Toute activité d’information doit nécessairement être en lien avec des activités qui s’adressent à des étudiants ou au personnel du Cégep de Sainte-Foy et être en accord avec la mission. Les activités d’information, de sensibilisation et de promotion ne peuvent servir à des fins lucratives ou commerciales personnelles.
Ces activités doivent se tenir dans l’un des kiosques du Dégagé G ou du dégagement de l’aile A. La réservation du kiosque se fera après autorisation de la direction.
La durée de tenue d’un kiosque peut être influencée par divers facteurs, tels que le nombre de kiosques présents simultanément ou la nature de l’événement. Afin de garantir une organisation harmonieuse, il est obligatoire de réserver un kiosque auprès de la Gestion des locaux et soutien aux événements. Cela permettra d’assurer une gestion efficace et de répondre au mieux aux besoins de l’événement.1
Voici des exemples, non exhaustifs, de projet pour vendre qui seront non reconnus par le Cégep :
Pour la vente il faudra respecter les critères suivants :
La tenue d’une telle activité est régie par le Règlement relatif aux activités commerciales et aux activités de financement (règlement numéro 13). Seuls les projets organisés dans le cadre d’une activité périscolaire ou parascolaire, d’un groupe autorisé par le Collège, tel que les Dynamiques, les comités officiels du socioculturel, l’Association étudiante et la Fondation du Cégep de Sainte-Foy, sont autorisés à organiser des activités de financement au Cégep. Certaines exceptions peuvent être envisagées après autorisation de la direction. Dans ce cas, une demande doit être envoyée à locaux@csfoy.ca.
Si vous souhaitez organiser une activité sportive, réserver du matériel ou des équipements sportifs, vous devez vous adresser au comptoir du Service des activités sportives, au local B-205, appeler au (418) 659-6600, poste 6631 ou Location - SAS (csfoy.ca).
Le Cégep encourage l’organisation d’événement à caractère écoresponsable. Pour vous guider, consulter notre page ainsi que la grille disponible pour vous aider : Écoresponsabilité : Locaux (csfoy.ca).
Bien que ce ne soit pas une certitude, il est possible pour les étudiants de recevoir un soutien financier pour la tenue de projets parascolaires et périscolaires réalisés au Cégep ou à l’extérieur. Le Service à la vie étudiante – SOCIO est mandaté pour accueillir et autoriser ce type de demande. Celle-ci doit être adressée en remplissant le formulaire en ligne.
Il est possible de consulter la page web pour obtenir plus d’information : Programme de soutien financier (PSF) : Cégep de Sainte-Foy (csfoy.ca)
Lorsque vous organisez une activité au Cégep de Sainte-Foy, il est interdit d’utiliser des armes, réelles ou factices, dans vos déguisements ou encore de provoquer délibérément des bruits qui pourraient laisser croire à l’utilisation d’armes à feu.
Il est envisageable d’utiliser une arme factice ou des effets de surprise dans des contextes spécifiques comme des pièces de théâtre, des cours ou des tournages. Une autorisation est donc nécessaire auprès de la Gestion des locaux et soutien aux événements. Acheminer votre demande à locaux@csfoy.ca.
Lorsque vous recevez l’autorisation de tenir une activité, l’assurance responsabilité civile du Cégep couvre votre activité dans la mesure où vous pouvez démontrer que vous avez respecté les règlements et fait tout en votre pouvoir pour assurer un encadrement raisonnable et ainsi prévenir que rien de fâcheux ne se produit.
Organiser un événement au Cégep Sainte-Foy est une aventure enrichissante qui demande rigueur, créativité et collaboration. Grâce à ce guide, vous avez maintenant en main toutes les étapes clés pour transformer une idée en une réalisation concrète, tout en respectant les règles et les valeurs de notre milieu collégial.
Que vous soyez étudiant, membre du personnel ou partenaire, rappelez-vous que vous n’êtes pas seul dans ce processus. L’équipe de la Gestion des locaux et du soutien aux événements est là pour vous accompagner, répondre à vos questions et vous aider à surmonter les imprévus.
En suivant les étapes PODC (planifier, organiser, diriger, contrôler), en respectant les procédures et en vous appuyant sur les ressources disponibles, vous maximisez vos chances de succès tout en contribuant à une vie collégiale dynamique.
Nous vous souhaitons une organisation efficace, un événement mémorable et, surtout, beaucoup de plaisir dans cette belle aventure ! Voici un petit résumé qui vous aidera.