Guide d'organisation

Introduction

Organiser un événement au Cégep Sainte-Foy peut sembler être un défi de taille, surtout si c’est votre première expérience en la matière. Heureusement, ce guide a été conçu pour vous accompagner à chaque étape de votre projet, en vous fournissant les outils nécessaires pour le mener à bien. 

 

Ce guide a pour vocation de vous guider dans la réalisation d’un événement réussi, de la première idée à l’évaluation finale. Nous avons structuré ce processus en quatre étapes essentielles : planifier, organiser, diriger, et contrôler. Chacune de ces étapes est détaillée afin que vous puissiez avancer avec confiance et clarté à travers les différents aspects de l’organisation.

 

En suivant les conseils et les bonnes pratiques présentés ici, vous serez en mesure de planifier efficacement votre événement, de faire face aux imprévus et de maximiser les chances de succès de votre projet. N’oubliez pas que l’équipe de la Gestion des locaux et soutien aux événements est là pour vous accompagner tout au long de ce parcours.

 

Avant de poursuivre, notez qu’il est tout à fait possible d’organiser un événement de façon autonome. Dans ce cas, nous vous invitons à consulter l’arbre décisionnel en annexe E pour vous orienter.

 

Nous espérons que ce guide vous sera d’une grande aide et qu’il vous permettra de vivre une expérience enrichissante et réussie dans l’organisation de votre événement au Cégep de Sainte-Foy. 
Bon succès dans votre projet !

Étapes d'organisation d'un événement

Étape 1 - Planifier

Lors de la planification d’une activité, il est important de prendre en compte plusieurs éléments afin d’en assurer le bon déroulement. Voici ce qu’il faut prévoir à cette étape : 
 

  1. Définir clairement les objectifs de l’activité: il est essentiel de savoir ce que vous souhaitez accomplir avec cette activité afin de pouvoir la planifier de manière adéquate. 
  2. Déterminer le public cible : identifiez à qui s’adresse l’activité afin d’en adapter le contenu, la communication et le format en conséquence. 
  3. Choisir le lieu et la date : sélectionnez un lieu approprié en fonction du nombre de participants, des équipements requis, de l’accessibilité, etc. Il est également important de fixer une date qui convienne au public cible et aux parties prenantes. Prévoyez aussi une date alternative, au cas où le lieu ne serait pas disponible. 
  4. Élaborer un budget : définissez un budget prévisionnel en tenant compte des frais de location, de matériel, de nourriture, de services, etc. Un exemple de budget est disponible à l’annexe A. 
  5. Établir un échéancier : élaborez un échéancier détaillant les tâches à accomplir, les délais à respecter, les ressources nécessaires, ainsi que les imprévus potentiels. Assurez-vous de tenir compte des délais requis par le Cégep. Idéalement, un délai de deux semaines est recommandé pour certaines étapes clés. 
  6. Prendre connaissance des règles à respecter : le Cégep dispose de diverses politiques, directives et procédures à suivre (voir Politiques et règlements : Cégep de Sainte-Foy). Vous devez vous y conformer. Ce guide vous aidera à planifier votre événement dans le respect de ces règles. 
    L’équipe de la Gestion des locaux et soutien aux événements constitue un précieux soutien : n’hésitez pas à aller les rencontrer dès que possible. 
  7. Dresser la liste des partenaires à solliciter : vous souhaiterez peut-être avoir des partenaires financiers, de services (par exemple en ressources humaines) ou en matériel. Vous devez soumettre cette liste à l’équipe de la Gestion des locaux et soutien aux événements dès le début du processus, afin d’en faire approuver les partenaires. Comme votre événement se tiendra au Cégep, certaines règles sont en place pour préserver l’image de l’établissement dans la communauté. 
  8. Faire une demande de locaux et rencontrer l’équipe : faites votre demande de réservation de locaux via le site web du Cégep : Accueil : Locaux (csfoy.ca). Un délai de 72 heures ouvrables est requis pour traiter votre demande. 
    Les bureaux de la Gestion des locaux et soutien aux événements sont situés au C-152. Prenez rendez-vous pour vous assurer qu’une personne soit disponible afin de vous accompagner dans votre projet. 

 

Pour prendre rendez-vous : 

locaux@csfoy.ca  

 

Dernier rappel 

Maintenant que vous avez réfléchi à votre projet, il est impératif de rencontrer l’équipe de la Gestion des locaux et soutien aux événements, au local C-152.

Étape 2 - Organiser

À cette étape, votre projet se concrétise : c’est ici que vous allez mettre la main à la pâte. 
Avant de commencer l’organisation, assurez-vous d’avoir rencontré une personne responsable de la Gestion des locaux et soutien aux événements, et d’avoir reçu une confirmation de réservation de salle. 

  1. Établir un horaire détaillé : il est important de prévoir un horaire précis de l’activité, en indiquant les différentes étapes, les intervenants, les tests de son, le matériel requis pour chaque moment, etc. 
  2. Préparer les demandes logistiques et de matériel : prévoyez tous les éléments logistiques nécessaires pour l’événement : matériel, supports de communication, plans de salle, équipement audiovisuel, besoins techniques (sonorisation, éclairage), etc. Une liste de questions pour vous aider se trouve à l’annexe B. 
    Assurez-vous que le matériel est fonctionnel et que vous savez comment l’utiliser avant le jour de l’événement. 
  3. Promouvoir l’événement : une bonne communication est essentielle pour assurer la visibilité de votre activité et inciter les participants à y prendre part. 
    L’élaboration d’un plan de promotion contribuera fortement au succès de votre événement. Assurez-vous de respecter les règles établies par le Service des communications du Cégep. 
    Important : si vous utilisez le logo ou le nom du Cégep, vous devez obtenir une autorisation préalable. 
  4. Recruter et former les bénévoles : selon la nature de votre projet, il peut être nécessaire de faire appel à des bénévoles pour soutenir l’organisation et le déroulement de l’événement. 
    Recrutez-les à l’avance, en tenant compte des compétences ou aptitudes requises pour les différentes tâches. 
    Une formation ciblée peut également être nécessaire afin de vous assurer qu’ils sont bien préparés et efficaces dans leur rôle. 

Étape 3 - Diriger

À l’étape de réalisation du projet, il est important de suivre le plan que vous avez établi lors de la phase de planification. Voici quelques actions à entreprendre : 

  1. Suivre le plan : assurez-vous de respecter les échéances prévues dans le plan de projet pour chaque tâche. 
  2. Gérer les ressources : veillez à ce que les ressources nécessaires au projet (financières, humaines et matérielles) soient disponibles et utilisées de manière efficace. 
  3. Superviser l’avancement : surveillez la progression du projet et assurez-vous que tout se déroule comme prévu. 
  4. Communiquer régulièrement : maintenez une communication claire et constante avec les membres de l’équipe et les parties prenantes afin de les tenir informés de l’avancement du projet et des ajustements éventuels. 
  5. Résoudre les problèmes : en cas de difficultés ou d’obstacles, trouvez rapidement des solutions pour éviter tout retard dans la mise en œuvre. 
  6. Ajuster le plan si nécessaire : si des imprévus ou des changements surviennent, adaptez le plan en conséquence tout en gardant le cap sur les objectifs initiaux. 
  7. Faire le point avec les collaborateurs : assurez-vous que toutes les personnes impliquées sont prêtes pour le jour de l’événement. Vérifiez avec elles que rien n’a changé et que tous les besoins sont bien couverts. 
  8. Tester le matériel à l’avance : effectuez des tests avec les équipements que vous utiliserez, en particulier s’il s’agit de matériel informatique ou si vous l’utilisez pour la première fois. 
  9. Arrivée en avance le jour de l’événement : prévoyez d’être la première personne sur place afin d’accueillir les bénévoles et de vérifier que tout est en place. Anticipez les imprévus en vous donnant suffisamment de temps pour réagir rapidement si quelque chose manque ou ne fonctionne pas. 
  10. Noter les réussites et les pistes d’amélioration : tout au long du processus, notez ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être amélioré. Cela vous permettra de conserver une trace fidèle de vos observations, sans dépendre uniquement de votre mémoire lors de l’évaluation post-événement. 

Étape 4 - Contrôler

L’évaluation d’un événement est une étape essentielle pour mesurer son succès et identifier les pistes d’amélioration. Voici les principales actions à entreprendre : 

  1. Rassembler les données : collectez toutes les informations pertinentes liées à l’événement : nombre de participants, retombées médiatiques, commentaires des participants, statistiques, etc. 
  2. Analyser les résultats : examinez les données recueillies pour évaluer dans quelle mesure les objectifs initiaux ont été atteints. Relevez les points forts ainsi que les aspects à améliorer. 
  3. Recueillir les retours : invitez les participants à remplir un questionnaire ou à partager leurs impressions. Ces retours vous fourniront des commentaires constructifs sur leur expérience. 
  4. Évaluer les retombées : après l’événement, il est crucial d’en mesurer les impacts pour en tirer des enseignements utiles. L’évaluation peut porter sur plusieurs dimensions : 
    • Retombées quantitatives : nombre de participants, revenus générés, engagement sur les réseaux sociaux, couverture médiatique, etc. 
    • Retombées qualitatives : niveau de satisfaction, témoignages, commentaires, perception des partenaires. 
    • Retombées économiques et sociales : impact sur la communauté, création de liens durables, changements de comportements ou de connaissances. Utilisez des outils comme des sondages, des statistiques de billetterie, des analyses de réseaux sociaux ou des groupes de discussion pour recueillir ces données. 

      Cette étape vous permettra de mettre en valeur votre projet, de rendre compte à vos partenaires, et de poser les bases d’une amélioration continue. 

  5. Identifier les éléments à améliorer : sur la base des résultats obtenus et des commentaires reçus, repérez les aspects qui pourraient être optimisés lors de vos prochains événements. 
  6. Rédiger un rapport d’évaluation : présentez les résultats de manière claire et structurée dans un rapport officiel. Ce document servira à partager les apprentissages et à formuler des recommandations pour l’avenir. 
  7. Remercier vos partenaires : envoyez un message de remerciement à vos partenaires peu après l’événement. Soulignez leur contribution et exprimez votre reconnaissance pour leur soutien. 

 

L’évaluation est une étape cruciale pour tirer des leçons de votre expérience et améliorer la planification de vos futurs projets. 
Prenez le temps d’analyser les résultats en profondeur et engagez-vous dans une démarche d’amélioration continue — un événement à la fois
 
Pour vous aider, vous trouverez à la page suivante un arbre décisionnel conçu pour vous accompagner dans l’organisation de votre événement. 

Maintenant que nous vous avons guidé à travers les étapes clés de la planification, il est temps de vous familiariser avec les règles du Cégep. En les gardant en tête à chaque étape, vous serez mieux préparé à assurer le succès de votre événement. 

FRAIS DE RÉSERVATION DE SALLE

Selon l’activité, il se peut que vous deviez payer pour une salle ou du matériel. Dans la majorité des cas, ce sont les projets personnels qui entraîneront des frais. Cependant, nous vous rassurons, si c’est dans un cadre ou un contexte pédagogique, il n’y aura pas de frais de location. Des frais pour les agents de sécurité peuvent toutefois être facturés. 

Les activités avec alcool

Avant de décider d’avoir de l’alcool lors de votre événement, revenez à votre objectif et demandez-vous la plus-value d’avoir de l’alcool. Aujourd’hui, plusieurs alternatives sans alcool sont disponibles et peuvent répondre aux mêmes objectifs. Les activités avec alcool viennent avec des frais supplémentaires telles que les agents de sécurité (minimum 4 heures), le permis de la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) et les pertes que vous pourriez encourir. 

 

Conseil de pro : Assurez-vous de collaborer avec des fournisseurs qui acceptent de reprendre les invendus. Cela est essentiel pour réduire les pertes et optimiser votre budget. En choisissant des fournisseurs qui récupèrent les produits non utilisés, vous évitez les surplus inutiles et vous pourrez mieux contrôler les coûts de votre événement. C’est une approche pratique qui vous permet de maximiser les ressources et de minimiser les dépenses imprévues. 

Si vous souhaitez obtenir des suggestions de fournisseurs, n’hésitez pas à venir en discuter avec nous.  

 

Avant votre événement 

La Gestion des locaux et soutien aux événements est responsable de l’autorisation de consommer des boissons alcooliques dans tous les endroits autorisés. Pour vendre ou servir de l’alcool, vous devez respecter la réglementation de la RACJ. Les informations sur les procédures et les coûts liés aux différents types de permis sont disponibles sur la page web suivante : Réunions - Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) (gouv.qc.ca).  

 

Avant de soumettre votre demande de permis, vous devez obtenir une autorisation écrite du Collège. Lors de la réception de votre permis de la RACJ, vous devrez l’acheminer à locaux@csfoy.ca. Votre courriel pour obtenir l’autorisation à la RACJ devra contenir : 
 

  • Date de l’événement ; 
  • Heure de début et heure de fin ; 
  • Type de permis (vendre ou servir) ; 
  • L’autorisation du directeur adjoint (DA) du programme dans le cadre d’une activité pédagogique, votre gestionnaire pour les employés ou de l’Association étudiante. 

L’organisateur sera responsable de la vente au bar et de l’approvisionnement de ce dernier. Il devra appliquer la loi en vigueur en vertu de la Loi sur les infractions en matière de boissons alcooliques

 

Pendant l’événement 

Le déroulement de l’activité doit se faire en conformité avec les politiques, règlements et directives du Collège, notamment en ce qui a trait aux dispositions du règlement numéro 5 concernant entre autres, la vente, la sollicitation, la consommation de drogues et de boissons alcooliques et l’usage du tabac et des cigarettes électroniques. 

 

À tout moment, il est interdit de faire la promotion, directe ou indirecte, de l’alcool ou d’une compagnie pouvant produire des boissons alcoolisées. 

 

À prévoir au bar 

  • Le responsable devra aller s’identifier au responsable de la sécurité ; 
  • Afficher visiblement le permis là où se trouve la boisson ainsi que les prix de vente (voir les prix de vente minimums en annexe C) ;  
  • Présenter aux agents et au Cégep les mesures mises en place pour contrôler l’âge légal des consommateurs ; 
  • Mettre à disposition des participants au moins deux choix de boissons non alcoolisées ; 
  • Interdire la vente d’alcool à toute personne mineure ou en état d’ébriété ;  
  • Respecter les heures de vente autorisées ;  
  • Afficher la liste de prix des consommations au bar ;  
  • S’assurer que les consommations sont consommées dans les espaces autorisés sur le permis ;  
  • Veiller au retour sécuritaire à la maison de tout participant en effectuant de la sensibilisation ;  
  • Conserver le local propre et bien rangé au départ du groupe ;  
  • Communiquer avec la sécurité en cas d’urgence ; 
  • Afficher l’information pour le service TZ Capitale-Nationale. 

 

Barème - agent de sécurité  

 Encadrement selon le nombre de participants
1-4950 à 99100 et +
Activité sans alcoolSécurité de base1 employé du Cégep*1 agent et plus
Activité avec alcool - de 2 heures1 employé du Cégep*1 agent1 agent et plus
Activité avec alcool + de 2 heures1 employé du Cégep*1 agent1 agent et plus

 *Si un employé du Cégep n’est pas responsable de l’activité, un agent de sécurité sera nécessaire. Un employé responsable devra compléter le contrat d’engagement pour une activité avec alcool. 

** Les activités avec alcool à caractère pédagogique, des activités périscolaires ou parascolaires reliées à un cours doivent être autorisées par le DA du programme. 

*** Lorsqu’un agent est requis, les frais doivent être prévus pour un minimum de 4 heures, même si la durée de l’événement est inférieure.  

 

Rôle de l’employé lorsqu’il y a de l’alcool :  

  • Contrôler les allées et venues des participants (aucun alcool à l’extérieur du lieu autorisé). Si possible, les lieux peuvent être circonscrits par différents moyens ; 
  • Avoir un œil vigilant sur l’état des participants (facultés affaiblies) ; 
  • S’assurer de mettre en place des alternatives pour les personnes qui sont en état ébriété (TZ, Taxi, ami ou parent) après l’événement ; 
  • Signer le contrat de responsabilité à l’annexe D. 

 

Gratuités et prix des consommations 

Il est interdit d’offrir un bar ouvert. Les consommations gratuites peuvent être servies de manière limitée, et des exceptions peuvent être envisagées pour certains types d’événements tels que les banquets. Une approbation sera nécessaire de la part de la Gestion des locaux et soutien aux événements. Les prix minimums fixés à l’annexe C doivent être respectés et appliqués. 

 

Offre d’un bar sans alcool 

Nous proposons la possibilité de bénéficier d’un bar sans alcool lors de votre événement, sous réserve que celui-ci soit seulement sans alcool. Vous resterez responsable de la gestion du bar, mais un inventaire sera fourni et devra être complété à la fin de l’événement. Tous les profits seront versés au projet, et une facture des boissons vendues sera envoyée au responsable de l’événement. Profitez de cette option pour éviter les pertes et le temps passé à faire les courses en ville. 

TOLÉRANCE ZÉRO (TZ CAPITALE-NATIONALE)

En vertu d’une entente de service avec l’organisme Tolérance zéro, les participants peuvent se prévaloir d’un service de raccompagnement gratuit en cas de nécessité, en contactant l’organisme directement du cégep au (418) 861-9590. 

Consommation ou préparation d’aliment

Si vous désirez distribuer de la nourriture dans le cadre d’une activité sociale ou communautaire, vous devez vous adresser à la Gestion des locaux et soutien aux événements pour en obtenir l’autorisation. 

  

Si vous désirez vendre des aliments, vous devez également obtenir une autorisation préalable auprès de la Gestion des locaux et soutien aux événements. Si cette vente se fait dans le cadre d’une activité de financement, vous devez vous conformer aux Directives concernant la vente et la sollicitation et aux règles de la MAPAQ : Permis de restauration et de vente au détail | Gouvernement du Québec (quebec.ca) 

  

Il est interdit de partager, vendre ou donner des aliments « faits maison » lors de vos activités. Vous devez nécessairement faire affaire avec une entreprise reconnue telle que les services alimentaires du cégep, un traiteur externe ou un commerce de détail et faire approuver votre choix par la Gestion des locaux et soutien aux événements. 

 

Toutefois, avec l’autorisation de la Gestion des locaux et soutien aux événements, il est permis de vendre ou d’offrir des aliments qui ne demandent pas de transformation. Par exemple des Grilled Cheese et des Hot dog.  

 

Il est possible, pour un petit groupe de personnes clairement identifié, d’organiser un repas-partage dans le cadre de l’activité, où chaque personne apporte un plat préparé. Dans ce contexte, il revient à l’organisateur de s’assurer que les aliments servis sont propres à la consommation et manipulés dans des conditions d’hygiène adéquates. Le Cégep ne peut être tenu responsable de tout incident lié à la préparation, au transport ou à la consommation des aliments partagés. 

Kiosque

Groupes autorisés et demande 

Les activités d’information sont généralement réservées à des groupes du Cégep (comités de l’Association étudiante, comités du Service à la vie étudiante, groupes parrainés par un programme, groupes d’employés…) ou des organismes à but non lucratif effectuant la promotion de service complémentaire au Cégep prévu dans le cadre d’un plan d’action. Une demande officielle doit être faite via le formulaire prévu à cet effet à Accueil : Locaux (csfoy.ca)

 

Objectifs 

Toute activité d’information doit nécessairement être en lien avec des activités qui s’adressent à des étudiants ou au personnel du Cégep de Sainte-Foy et être en accord avec la mission. Les activités d’information, de sensibilisation et de promotion ne peuvent servir à des fins lucratives ou commerciales personnelles. 

 

Lieux 

Ces activités doivent se tenir dans l’un des kiosques du Dégagé G ou du dégagement de l’aile A. La réservation du kiosque se fera après autorisation de la direction. 

 

Conditions particulières  

  • Chaque projet pourra être autorisé pendant un maximum de 5 jours, consécutifs ou non, par session ;  
  • Le demandeur doit respecter les dates et heures autorisées ;  
  • La présence de représentants commerciaux est interdite ;  
  • Le demandeur doit s’identifier clairement sur une affiche (groupe, comité…) ;  
  • Le volume sonore émanant des installations doit être maintenu à un niveau raisonnable ; 
  • Il est interdit de faire de la promotion directe pour une entreprise au kiosque, mais il est possible de remercier sobrement, c’est-à-dire en utilisant des mentions discrètes telles que des remerciements écrits ou des signes de reconnaissance non intrusifs ;  
  • L’affichage d’organismes communautaires, institutionnels ou publics est autorisé. 

 

La durée de tenue d’un kiosque peut être influencée par divers facteurs, tels que le nombre de kiosques présents simultanément ou la nature de l’événement. Afin de garantir une organisation harmonieuse, il est obligatoire de réserver un kiosque auprès de la Gestion des locaux et soutien aux événements. Cela permettra d’assurer une gestion efficace et de répondre au mieux aux besoins de l’événement.1

 

Voici des exemples, non exhaustifs, de projet pour vendre qui seront non reconnus par le Cégep : 

  • La vente d’alcool et d’autres produits dérivés est interdite ; 
  • Il est interdit de vendre des produits alimentaires faits maison. Seuls les produits alimentaires provenant d’une entreprise ou d’un organisme disposant d’un permis approprié sont autorisés ; 
  • La vente de billets de tirage pour des concours (loteries, moitié-moitié, etc.) n’est pas autorisée au kiosque. Une exception est toutefois permise pour la fondation considérant que les fonds reviendront aux étudiants de différentes façons (Bourses, programme de soutien financier et autre) ; 
  • La vente de produits qui contreviendrait aux accords d’exclusivité conclus par le Cégep avec des tiers est interdite. 

 

Pour la vente il faudra respecter les critères suivants : 

  • Les produits à vendre doivent être approuvés préalablement par le service de la Gestion des locaux et soutien aux événements ; 
  • Les produits ne doivent pas nécessiter de garantie ou de service après-vente ; 
  • La vente de nourriture nécessitant une température contrôlée est interdite ; 
  • Il est strictement interdit de pratiquer la vente sous pression. 

DEMANDE DE PARTENARIAT (COMMANDITE)

La tenue d’une telle activité est régie par le Règlement relatif aux activités commerciales et aux activités de financement (règlement numéro 13). Seuls les projets organisés dans le cadre d’une activité périscolaire ou parascolaire, d’un groupe autorisé par le Collège, tel que les Dynamiques, les comités officiels du socioculturel, l’Association étudiante et la Fondation du Cégep de Sainte-Foy, sont autorisés à organiser des activités de financement au Cégep. Certaines exceptions peuvent être envisagées après autorisation de la direction. Dans ce cas, une demande doit être envoyée à locaux@csfoy.ca

Activités sportives

Si vous souhaitez organiser une activité sportive, réserver du matériel ou des équipements sportifs, vous devez vous adresser au comptoir du Service des activités sportives, au local B-205, appeler au (418) 659-6600, poste 6631 ou Location - SAS (csfoy.ca).  

Événement ÉCORESPONSABLE

Le Cégep encourage l’organisation d’événement à caractère écoresponsable. Pour vous guider, consulter notre page ainsi que la grille disponible pour vous aider : Écoresponsabilité : Locaux (csfoy.ca)

DEMANDE DE FINANCEMENT

Bien que ce ne soit pas une certitude, il est possible pour les étudiants de recevoir un soutien financier pour la tenue de projets parascolaires et périscolaires réalisés au Cégep ou à l’extérieur. Le Service à la vie étudiante – SOCIO est mandaté pour accueillir et autoriser ce type de demande. Celle-ci doit être adressée en remplissant le formulaire en ligne. 

 

Il est possible de consulter la page web pour obtenir plus d’information : Programme de soutien financier (PSF) : Cégep de Sainte-Foy (csfoy.ca) 

Armes factices et effets-surprises

Lorsque vous organisez une activité au Cégep de Sainte-Foy, il est interdit d’utiliser des armes, réelles ou factices, dans vos déguisements ou encore de provoquer délibérément des bruits qui pourraient laisser croire à l’utilisation d’armes à feu. 

 

Il est envisageable d’utiliser une arme factice ou des effets de surprise dans des contextes spécifiques comme des pièces de théâtre, des cours ou des tournages. Une autorisation est donc nécessaire auprès de la Gestion des locaux et soutien aux événements. Acheminer votre demande à locaux@csfoy.ca

Assurance responsabilité civile SUR LES LIEUX DU CÉGEP

Lorsque vous recevez l’autorisation de tenir une activité, l’assurance responsabilité civile du Cégep couvre votre activité dans la mesure où vous pouvez démontrer que vous avez respecté les règlements et fait tout en votre pouvoir pour assurer un encadrement raisonnable et ainsi prévenir que rien de fâcheux ne se produit. 

Conclusion

Organiser un événement au Cégep Sainte-Foy est une aventure enrichissante qui demande rigueur, créativité et collaboration. Grâce à ce guide, vous avez maintenant en main toutes les étapes clés pour transformer une idée en une réalisation concrète, tout en respectant les règles et les valeurs de notre milieu collégial.  

 

Que vous soyez étudiant, membre du personnel ou partenaire, rappelez-vous que vous n’êtes pas seul dans ce processus. L’équipe de la Gestion des locaux et du soutien aux événements est là pour vous accompagner, répondre à vos questions et vous aider à surmonter les imprévus.  

 

En suivant les étapes PODC (planifier, organiser, diriger, contrôler), en respectant les procédures et en vous appuyant sur les ressources disponibles, vous maximisez vos chances de succès tout en contribuant à une vie collégiale dynamique.  

 

Nous vous souhaitons une organisation efficace, un événement mémorable et, surtout, beaucoup de plaisir dans cette belle aventure ! Voici un petit résumé qui vous aidera.