Détail de l'offre

À titre d'agente ou d'agent de soutien administratif, classe principale, votre rôle consistera à assurer la coordination des travaux administratifs (planifier, organiser, suivre, évaluer et recommander) et à vous assurer du bon déroulement des opérations du Centre d’aide à la réussite tout en y participant activement, en faisant notamment l’accueil des personnes étudiantes et des personnes tutrices à la réception.

Les tâches de ce poste se caractérisent par leur niveau de complexité, le recours à une expertise particulière et elles requièrent une grande autonomie.

De façon plus spécifique, le rôle consiste à :

- Coordonner les activités administratives du Centre d’aide, établir les priorités et assurer le respect des échéanciers (tenir un calendrier des opérations);

- Appliquer les procédures administratives et en assurer le suivi;

- Tenir à jour les divers dossiers et registres sous sa responsabilité selon les méthodes d’archivage prescrites;

- Assurer la qualité des travaux administratifs réalisés par l’équipe;

- Traiter des dossiers complexes, recueillir et synthétiser des données, produire des rapports et des statistiques;

- Collaborer avec les intervenantes et les intervenants du Centre pour améliorer les processus et les outils de gestion, notamment dans le dossier du jumelage automatisé;

- Utiliser les outils technologiques de l’information pour accomplir les tâches liées au poste;

- Utiliser les différents modules de CLARA tutorat pour mener à bien les opérations entre les personnes tutrices et les personnes étudiantes (ex. : ouverture d’unités, saisie des disponibilités et des cours, jumelages, saisie de séances, etc.);

- Participer au recrutement des assistantes et des assistants, collaborer avec le personnel enseignant et le personnel du Service du cheminement et de l’organisation scolaire (ex. : rédiger des lettres, saisir les disponibilités des assistantes et des assistants ainsi que les cours qu’ils peuvent soutenir, vérifier les changements aux numéros de cours, etc.);

- Préapprouver les feuilles de temps des personnes tutrices;

- Préparer et effectuer des opérations comptables telles que la création de factures, de demandes de paiements et assurer partiellement le suivi administratif des contrats des personnes tutrices (en collaboration avec les différentes personnes impliquées);

- Accueillir, informer et orienter les personnes (étudiantes, enseignantes, tutrices) qui se présentent au Centre d’aide à la réussite;

- Produire les communications (ex. : relance en lien avec le processus d’embauche des personnes tutrices, échanges avec des personnes enseignantes, échanges avec le service de la Formation continue afin d’assurer la mise en place du tutorat, rédaction de lettres, etc.) et assurer l’archivage (ex. : nomenclature et classement);

- Gérer certains accès;

- Collaborer avec les Services adaptés pour certaines opérations et effectuer toutes autres tâches relatives à ces activités, au besoin.

os distinctions au tableau d’honneur :

Plus spécifiquement, au campus de Charlesbourg, vous bénéficierez :

- D’un accès gratuit aux installations sportives (terrain synthétique multisport, installations sportives disponibles au Patro de Charlesbourg et à l’Arpidrome, gymnase, etc.);

- D’une salle à manger, La grappe d’or, d’une cuisine et d’une cafétéria, Le croque-bouffe;

- Des espaces communs invitants ainsi qu’une ambiance très conviviale;

- D’un quartier situé près de tous les services.

Avantages sociaux :

- Activités sociales organisées par l'entreprise;

- Air climatisé;

- Assurance;

- Assurance des frais médicaux et paramédicaux;

- Bibliothèque;

- Cafétéria;

- Congés de maladie;

- Programme d'aide aux employé(e)s (PAE);

- Programme de formation et de développement;

- Reconnaissance des années de service;

- Régime de retraite;

- Salle d'entraînement;

- Service de garde;

- Vacances

a personne recherchée doit détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Profil recherché :

- Avoir six (6) années d’expérience pertinente;

- Très bonne capacité de travail en équipe et approche harmonieuse;

- Excellente capacité d’organisation, d’adaptation et de coordination;

- Souci du service à la clientèle dans un contexte d’aide à l’apprentissage;

- Écoute et patience pour bien évaluer les besoins des personnes étudiantes;

- Facilité à gérer plusieurs dossiers simultanément;

- Excellente maîtrise du français oral et écrit;

- Maîtrise des logiciels d’usage courant dont Excel.

Test requis : Les exigences seront mesurées par des tests écrits (connaissances du travail, mises en situation, français) et des tests sur logiciels (suite Office)