Détail de l'offre

Sous la supervision de la secrétaire générale, l’adjointe ou l’adjoint aux instances et à la gestion documentaire offre le soutien au personnel professionnel et aux gestionnaires de l’organisation dans la réalisation des instances et de divers projets.

1. Soutien aux instances

• Assister le secrétariat général dans la mise à jour les données personnelles des administratrices, des administrateurs et des délégué(e)s des différentes instances;

• Contrôler le dépôt de tous documents en lien avec chaque instance, selon le système établi;

• Assurer le suivi des instances (incluant la rédaction des procès-verbaux) et transmettre les informations aux Communications pour s’assurer que les documents nécessaires sont placés sur le site web et l’Espace membre.

2. Soutien juridique et documentation

• Assister le secrétariat général dans la veille juridique et le suivi des obligations légales de l’organisation;

• Assister le secrétariat général dans l’archivage et la gestion documentaire, selon le système établi.

3. Soutien administratif

• Collaborer au bon fonctionnement général du bureau :

a. Gérer le courrier, les courriels et la réception;

b. Répondre au téléphone et au clavardage, selon le processus établi;

c. Maintenir l’approvisionnement en ressources matérielles et fournitures, après autorisation pour les achats;

• Produire divers documents pour des consultations et des présentations ainsi qu'appuyer l’équipe dans la conception de celles-ci;

• Relire, corriger et mettre en page des documents;

• Collaborer à la mise en place et au fonctionnement du logiciel de gestion de la relation client (CRM);

• Participer à diverses rencontres internes pour échanger des informations, des idées, des orientations et des conseils;

• Effectuer toutes autres tâches connexes selon les besoins.

• 21 heures, entre 7 h et 21 h, travail la fin de semaine occasionnellement.

• Autres connaissances : Bonnes connaissances des logiciels de la Suite Office, capacité de travailler avec divers logiciels et base de données.

• Expérience antérieure : Minimum de 3 ans d'expérience antérieure dans un emploi similaire.

• Langues parlées et écrites : Maîtrise du français écrit et parlé; anglais fonctionnel.

Profil de compétences/habiletés :

• Efficacité du travail;

• Raisonnement analytique, jugement et prise de décision;

• Habiletés communicationnelles;

• Souci de la qualité du travail;

• Service clientèle;

• Partenariat et habiletés stratégiques/politiques;

• Initiative, autonomie et persévérance;

• Adaptation;

• Relations interpersonnelles;

• Engagement et esprit d’équipe.