Détail de l'offre

Sous la supervision de la directrice générale, la ou le réceptionniste/adjoint administratif assure l’accueil et le service aux membres, soutient la gestion administrative et la logistique des activités, et collabore avec les différents départements pour offrir un suivi rigoureux et un service efficace.

Responsabilités principales :

Accueil et service aux membres :

• Répondre aux appels et courriels ainsi que diriger les entrepreneurs vers les bons services.

• Accueillir les visiteuses et les visiteurs.

• Fournir les informations de base aux membres et acheminer leurs demandes aux départements concernés.

• Assurer un service courtois et chaleureux lors des inscriptions ou des rencontres sur place.

Gestion administrative et documentation :

• Saisir et traiter divers formulaires : adhésion, paiements préautorisés, espace ACQ, salle de plans et cautionnements Ezsign.

• Assurer la gestion et le suivi du site chantieremploi.com.

• Préparer et envoyer les contrats et sceaux (courriel ou poste).

• Effectuer le suivi des paiements liés aux adhésions et renouvellements.

• Entrer les données relatives aux membres dans les systèmes internes.

• Vérifier les licences émises et modifiées par la RBQ, et assurer le suivi auprès de la clientèle ainsi que de la RBQ.

• Préparer la documentation pour les nouveaux membres et transmettre leurs informations aux communications (ex. : infolettre).

Soutien logistique et organisation interne :

• Préparer les salles pour les rencontres.

• Assurer l’inscription sur place des participantes et des participants aux cours et encaisser les paiements.

• Commander la papeterie, les contrats, les sceaux et les autres fournitures nécessaires.

• Effectuer des tâches de timbrage, de signature et de suivi d’envois.

• Soutenir la coordination logistique des événements (ex. : envoi d’invitations, gestion des inscriptions).

• Voir à l’approvisionnement des ressources matérielles nécessaires pour les membres du personnel.

• S’assurer du bon fonctionnement des appareils de bureau et coordonner les services d’entretien ou de réparation.

• Répondre aux demandes liées à l’entretien de l’immeuble.

Soutien à la facturation et à la comptabilité :

• Apporter un appui à la facturation (ex. : préparation, suivi ou saisie de données).

• Assurer le suivi administratif des inscriptions aux formations.

• Collaborer avec le département de comptabilité pour les paiements et suivis financiers.

Autres tâches connexes :

• Participer au soutien administratif général de l’Association.

• Collaborer avec l’équipe pour l’élaboration et le déploiement de projets spéciaux.

• Réaliser toutes autres tâches confiées par la direction.

ous offrons :

• REER avec contribution de l’employeur.

• Assurance collective.

• Horaire de 35 h par semaine et une fin à 13 h les vendredis.

• 4 semaines de vacances à l’année (pendant les congés de la construction).

• Contribution financière pour activités physiques

ualifications et compétences requises :

Qualifications :

• DEP ou DEC en bureautique, secrétariat ou équivalent.

• Expérience pertinente en réception et/ou en soutien administratif (1 à 3 ans).

• Expérience dans un milieu associatif, corporatif ou lié aux services aux entreprises (atout).

• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook).

• Aisance avec la saisie de données dans différents logiciels et plateformes (ex. : Ezsign, Espace ACQ, systèmes de gestion interne).

• Connaissance de base en facturation et suivi administratif.

Compétences :

• Excellentes habiletés de communication orale et écrite en français (anglais fonctionnel, un atout).

• Capacité à offrir un accueil courtois, professionnel et chaleureux.

• Sens de l’organisation et de la rigueur dans la gestion des dossiers.

• Discrétion, fiabilité et respect de la confidentialité.

• Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec plusieurs départements.

• Polyvalence et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

• Écoute active et efficacité